INFORME

Informe es un escrito que tiene como fin el de comunicar y dar cuenta de una situación desde diferentes perspectivas, es decir, de algo sobre lo que se está realizando una investigación exhaustiva. Un informe puede ser solicitado en cualquier ámbito, ya sea en el laboral, el estudiantil, el universitario, el comercial, etc.,

PASOS A SEGUIR

1.    Un informe debe ser elaborado con un lenguaje claro, preciso, concreto y objetivo. Se debe evitar incluir apreciaciones personales haciendo uso de formas verbales como: creo, pienso, me gustaría, deseo, etc., las cuales deben ser sustituidas por otras como: se observa, se ha analizado, se procedió, etc.

2.    Hay diferentes tipos de informes, y estos pueden ser expositivos, interpretativos o demostrativos.

·         El informe expositivo es una secuencia de hechos narrada sin análisis e interpretaciones del autor, debe contener antecedentes que ayuden a comprender lo que se narra, por ejemplo la venta de productos en tiendas comerciales.

·         El informe interpretativo analiza las situaciones para sacar conclusiones y poder dar las recomendaciones oportunas., por ejemplo realizar la evaluación sobre prácticas pedagógicas.

·         El informe demostrativo es el que se plantea después de un estudio, se describen los pasos seguidos, las conclusiones obtenidas, también recibe el nombre de científico o técnico.

3.    Concretamente, la realización de un informe debe contar con las siguientes fases: fijar el objetivo, seleccionar la información, analizar esta última, evaluar y verificar, estructurar el informe, y proceder a trabajar en el mismo.

 

4.    Para fijar el objetivo, hazte estas preguntas: ¿Para quién es el informe?, ¿Cuál es el uso que le va a dar?, ¿Qué es lo que se quiere conocer?, ¿Qué conocimientos tiene del tema? Estas preguntas son importantes de hacerse antes de empezar a redactar el informe.

5.    Para fijar el objetivo, hazte estas preguntas: ¿Para quién es el informe?, ¿Cuál es el uso que le va a dar?, ¿Qué es lo que se quiere conocer?, ¿Qué conocimientos tiene del tema? Estas preguntas son importantes de hacerse antes de empezar a redactar el informe.

 

6.    Evalúa los datos y procede a verificar los mismos, consolida la información, organiza y elabora el informe escrito. Los buenos informes deben de decir cuál es la fuente de una determinada información, para ello debes anotar la fuente, lo puedes hacer añadiendo un número al lado del dato en cuestión y en el pie de página o en un anexo poner la fuente.

7.    La estructura del informe se divide en tres partes:

·         La introducción responde a las preguntas: ¿para qué? ¿por qué? y ¿con qué?

·         El desarrollo presenta los procedimientos o metodología utilizada para recopilar la información, responde a la pregunta ¿cómo?

·         La conclusión es donde se presentan los resultados obtenidos, responde a la pregunta ¿qué se encontró? y ¿qué debe hacerse?

 

8.    Como recomendaciones generales: el informe debe ser objetivo, no se acepta la subjetividad, mencionar todos los datos posibles, sé organizado, describe con detalle cada paso seguido, cita las fuentes de información que has consultado, escribe párrafos cortos, claros, precisos y concretos, expón de forma precisa, y presenta el informe.

 

CARTA

La carta se caracteriza porque su mensaje sea breve y preciso. Se organiza con claridad y exactitud. Usa oraciones completas organizadas correctamente. No abrevia palabras y utiliza una puntuación adecuada para poder expresarse.

ESTRUCTURA DE LA CARTA 

1.    El encabezado: abarca la parte superior de las cartas. Cumple la función de realizar la presentación. Este identifica el nombre o empresa del que envía. Puede incluir la dirección física, correo, teléfono Asimismo, incluye la fecha y la dirección de la persona que recibe la carta.

2.    La fecha: uno de los elementos más importantes. Todas deben ir con fecha. Su  ubicación depende del tamaño de la carta.

3.    Nombre y dirección del destinatario: se escriben al margen izquierdo del papel, a cuatro espacios verticales de la fecha. Incluye el nombre completo del destinatario, dirección, ciudad, país y código postal.

4.    El saludo: se ubica  a partir del margen izquierdo y a dos espacios verticales debajo de la dirección del destinatario.

5.    Cuerpo o texto: es la parte más importante de la carta, ya que porta el mensaje. Puede ser de carácter expositivo o argumentativo. Se ubica a dos espacios debajo del saludo. Se divide en introducción (se agradece al destinatario o  indica el motivo del escrito), núcleo (se desarrolla la idea principal) y una conclusión (resumen de la carta).

6.    La despedida: cierra el mensaje con una cortesía. Ejemplo: Atentamente, etc.) .

7.    La firma: incluye el nombre y puesto de la persona que firma la carta. Se escribe después de la despedida. 

 

 

CIRCULAR

Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

·         Movimiento interno de los jefes de la institución

·         Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.

·         Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN

Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.

Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

·         Cambios de horario.

·         Rotación de jefes.

·         Nombramiento de comisión reorganizadora.

·         Ascensos del personal.

·         Aplicación de encuesta.

·         Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

USOS

Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas  del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias  fotostáticas.

PARTES

1.    Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

2.    Fecha. Se escribe el día, mes y año.

3.    Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.

·         Señores

·         Jefes de Departamentos

·         Presente

4.    Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

5.    Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.

El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.

6.    Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

7.    Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

Guillermo Avilés.

GERENTE DE VENTAS

8.    Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

 REDACCIÓN DEL TEXTO

El texto de la circular comprende dos secciones:

1.    Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......".

 

2.    Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.

 

 

MEMORANDO

El memorando es un documento que se utiliza para transferir informaciones, bien sea de una empresa, una institución, una casa de estudios, etc. En esta clase de información, se transmiten recomendaciones, felicitaciones, advertencias, instrucciones, decisiones o citaciones.

Las partes del memorando son:

1.    Nombre del receptor

2.    Nombre del remitente

3.    Fecha

4.    Asunto

5.    Contenido

6.    Firma

Requisitos:

• Debe ser un mensaje corto, claro y contundente.
• Debe llevar un membrete en la parte superior, preferiblemente.
• Debe usarse para comunicar alguna información relevante, de forma rápida, como: solicitudes de informes, remisión de informes, resoluciones, peticiones, etc.
• Se trata de un documento de índole interna, exclusivamente.
• No puede sobre pasar una cuartilla
• Lleva como título: Memorando

 

DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN

OFICIO

Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

ESTRUCTURA

El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.

1.    El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
2.    Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
3.    Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
4.    El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
5.    Trata un solo asunto.
6.    Se escribe siempre a máquina.
7.    Se extiende en original y duplicado.

 

CUERPO 

1.    Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.    Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea
oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.    Destinatario.- Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.    Asunto.- Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.    Referencia.- Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita mencionar la numeración del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

6.    Cuerpo o texto.- Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

 

Tengo a bien comunicarle....
Me es muy grato comunicarle...
Tengo el honor de dirigirme...
Tengo el agrado de dirigirme...
 

7.    Despedida.- En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente.

8.    Firma y posfirma.- Firma:- Se escribe la rúbrica a mano:
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:

9.    Iniciales.- Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10.  Anexo.- Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, Tarjetas, programas, etc.

11.  Distribución.- Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

UTILIDAD Y FINES

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.

El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o
también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

TIPOS DE OFICIO

Oficio Simple o Directo

Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Oficio Múltiple

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento está basado en emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:

1.    El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.

2.    En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio.

Oficio de transcripción

La palabra transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un
documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito
debe ir entre comillas y fiel al original.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio.

El trato de relación que se cumple por medio de este documento de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.