OFICIO
Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
ESTRUCTURA
1. El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
2. Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
3. Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
4. El estilo de redacciones en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
5. Trata un solo asunto.
6. Se escribe siempre a máquina.
7. Se extiende en original y duplicado.
1.
Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de
donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
2.
Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el
memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición;
separada por una línea
oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.
oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.
3.
Destinatario.- Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a
lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la
persona a quien se dirige.
4.
Asunto.- Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra:
ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje
del texto, que sería explicado en el cuerpo.
5.
Referencia.- Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita
mencionar la numeración del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
6.
Cuerpo o texto.- Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el
mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
Tengo a bien comunicarle....
Me es muy grato comunicarle...
Tengo el honor de dirigirme...
Tengo el agrado de dirigirme...
Me es muy grato comunicarle...
Tengo el honor de dirigirme...
Tengo el agrado de dirigirme...
7.
Despedida.- En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente.
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente.
8.
Firma y posfirma.- Firma:- Se escribe la rúbrica a mano:
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:
9.
Iniciales.- Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente
con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.
10. Anexo.- Aquí se indica la documentación que se
adjunta al oficio, como catálogos, revistas, Tarjetas, programas, etc.
11. Distribución.- Se usa, generalmente, en los
oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a
quienes va dirigido el oficio.
UTILIDAD Y FINES
Tiene la función de relacionar a los órganos
administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por
el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos,
puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad
que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de
mayor jerarquía.
El oficio se usa para comunicar disposiciones,
consultas, órdenes, informes o
también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.
también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.
TIPOS DE OFICIO
Oficio Simple o Directo
Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o
contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación,
una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o
actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una
empresa para gestionar algún servicio.
Oficio Múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o
texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las
instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos
suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para
colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que
dure la documentación.
El texto de este tipo de documento está basado en
emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a
diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es
vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre
jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es
igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:
1. El número de oficio es el mismo
para todos los ejemplares que se van a distribuir.
2. En el oficio múltiple,
necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última
parte de este tipo de oficio.
Oficio de transcripción
La palabra transcripción ya nos indica la finalidad
de este tipo de redacción: es un
documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito
debe ir entre comillas y fiel al original.
documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito
debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones,
circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio.
El trato de relación que se cumple por medio de
este documento de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel,
dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e
importantes.
