DIRECCIÓN DE UNA REUNIÓN
Reunión:
Se entiende por reunión a la
agrupación de varias personas en un momento y espacio específico, con la
finalidad de tratar un tema, informar, solventar conflictos, y tomar
decisiones. Puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo
delimitado y con un tiempo de duración planeado.
Objetivo:
Debatir y decidir sobre aquellos
asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la opinión de todo
el equipo.
Dirección de una reunión:
Es un método que permite tratar
problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un
objetivo y conforme a un plan preparado por un director.
Importancia:
Desde tiempos inmemoriales las
personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha avanzado
tanto social como económicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e
intercambiar experiencias. En la empresa moderna las reuniones constituyen un
instrumento de vital importancia para el cumplimiento eficiente de sus actividades.
Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no ajustarse a principios
técnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos.
Este hecho ha traído como consecuencia la necesidad de elaborar un método que
proporcione a las personas encargadas de la conducción de reuniones, aquellas
herramientas necesarias para obtener un resultado satisfactorio.
Tipos
En toda reunión interviene tres
elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la
participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres
tipos de reuniones:
1. Con Control del Director y Sin
Participación del Grupo: El Director habla todo el tiempo. El grupo no
participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay
muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan
este tipo como "reunión dictatorial".
2. Sin Control del Director y Con
Participación del Grupo: No existe tema específico que tratar o, el
director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En
este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí,
formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata
de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este
sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.
3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo: Este es el
tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión
de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas
expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha
participado en las mismas.
El rol del director de
una reunión
Funciones
Clarificar. Es necesario asegurarte de que todos sepan y entiendan
lo que dice el otro cuándo, dónde, con quién y sobre todo las razones por las
cuales se reúnen. Para ello:
• Aclara el objetivo de la
reunión desde el comienzo de la misma.
• Reformula las opiniones que
convenga resaltar.
• Repite los puntos importantes.
• Resume o sintetiza.
• Da contestaciones directas,
ahorra tiempo.
Controlar. Así garantizarás el buen funcionamiento de la reunión y
que se lleguen a conseguir los resultados previstos. Para conseguir tal fin:
• Establece normas de actuación que
permitan una comunicación fluida.
• Administra bien el tiempo del
que se dispone.
• Regula las intervenciones.
• Evita interrupciones externas a
la reunión.
• Propón descansos cuando las
cosas estén encasilladas.
Dinamizar. Con ello conseguirás que la reunión se desarrolle con un
tono vivo, que animará la participación y la aportación de soluciones al
problema planteado. Para ello:
• Estimula a que participen a aquellos que no lo hagan.
• Refuerza adecuadamente cada
tipo de comportamiento.
• Motiva al grupo señalando los
logros que éste va alcanzando.
Crear un clima positivo. Para ello puedes:
• Poner en marcha habilidades
básicas de comunicación: aprende a escuchar, empatiza, sé sensible...
• Respetar la opinión del otro.
• Evitar las críticas no constructivas.
• Respetar la libertad de
expresión.
• No temer el dar a conocer tus
sentimientos.
• Inducir calma y relajación.
• Evitar comportamientos que
distraigan.
Cómo Dirigir una
Reunión
1. Inicie la Reunión.
•Presentación (Si es necesario).
•Procure que el grupo se sienta
cómodo.
•Indique el procedimiento o
régimen usado.
•Destaque cuál es el problema o
asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.
•Haga introducción.
2. Dirija y Controle.
•Estimule la participación.
•Utilice adecuadamente las
preguntas y ayudas audio – visuales.
•Mantenga la reunión dentro del
asunto o tópico en desarrollo.
•Resuma con frecuencia.
•No permita que un participante
monopolice un tema.
•Controle la reunión sin provocar
resentimientos.
3. Consiga la Aceptación de los Resultados.
•Solicite del grupo que las ideas
y opiniones sean expresadas nuevamente.
•Reajuste tanto ideas como
opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.
•Haga varias tentativas hasta que
las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.
4. Resuma la Reunión.
•Indique lo que se ha conseguido
con la reunión.
•Muestre los aspectos
sobresalientes.
•Haga una evaluación de las
ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.
•Determine el plan de acción a
seguir.
•Haga una clausura adecuada.
