FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN
Dentro de una empresa es indispensable que
la comunicación fluya en distintas vías, desde un nivel jerárquico menor a uno
más alto, así como hacia los niveles jerárquicos de los lados.
Comunicación descendente:
Este tipo de comunicación se presenta en
los niveles jerárquicos altos y con dirección específica hacia los niveles de
jerarquía inferior, generalmente esta comunicación se presenta en las organizaciones
cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.
Dentro de la comunicación descendente los
principales medios utilizados para el proceso de comunicación están vía mando
(instrucciones de forma oral al personal) se presenta: a través de los
discursos, reunión con el personal, vía telefónica. En cuanto a la comunicación
vía escrita los medios más utilizados son:
Memorándum
Cartas
Informes
Manual de operaciones
Folletos
Reportes, entre muchas más.
Una de las características principales de
este tipo de información es el hecho de que la información se vuelve difusa y
dispersa conforme va descendiendo en la línea de mando y de los niveles
jerárquicos. Además el hecho de que una administración de a conocer y solicite
el cumplimiento de políticas de trabajo o procedimientos, no existe una
garantía para el cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en la
comunicación, situaciones imprevistas que alteren los procesos, o simplemente
por falta de disciplina de los empleados involucrados. Ante estas
circunstancias es indispensable la existencia de un sistema que permita
retroalimentar la información recibida.
Por último es importante señalar, que la
información que se dirige de forma descendente en una organización suele
avanzar lentamente, trayendo como consecuencias tardanza en la llegada de la
información a su destino, creando situaciones de frustración a la
administración de la empresa.
Comunicación ascendente:
A diferencia de la comunicación ascendente,
este tipo de comunicación organizacional se presenta cuando los trabajadores
(subordinados) transmiten información a sus jefes. Es decir, esta información
fluye de niveles inferiores a niveles de jerarquía superior. Desgraciadamente
el flujo de la información en esta vía de transmisión no siempre llega a los
niveles más altos de forma completa y objetiva, ya que conforme va ascendiendo
la información los receptores van mediando el impacto del contenido, sobre todo
si se trata de informes o noticias negativas o no esperadas por la gerencia o
la administración. Esto se presenta comúnmente en las organizaciones, cuando un
operador no alcanza a cumplir las metas, o existen problemas que afectan
directamente la productividad, o generan conflictos en la empresa; es en estas
situaciones que los encargados de estas áreas de trabajo por temor,
conveniencia, o respeto a los niveles superiores de mando, no dan a conocer
muchas veces datos reales de producción, financieros, o de desempeño.
La comunicación ascendente es contraria a
la descendente en el hecho de que mientras la segunda es autoritaria, la
primera (ascendente) se presenta en empresas cuyo ambiente y proceso de
comunicación permite la participación de los empleados y mantiene políticas
democráticas para la intervención de los mismos. Los medios más utilizados para
la transmisión de la información de forma ascendente son:
Reunión periódica
Entrevista personalizada
Círculo de Calidad
Vía telefónica
A través de encuestas
Sistema de quejas y sugerencias (Buzones,
cartas y mensajes a la administración).
Comunicación cruzada:
Dentro de este tipo de flujo de
comunicación se considera a la información de dirección horizontal (aquella que
se presenta entre niveles similares de jerarquía dentro de la organización) y
el conocido “flujo diagonal” (el flujo diagonal se presenta cuando las partes
que intervienen en el proceso de comunicación forman parte de niveles
jerárquicos diferentes y no establecen una relación de dependencia entre
ellas).
La finalidad principal de la comunicación
cruzada es incrementar la velocidad en la transmisión de la información,
mejorar la comprensión de la información que se transmite y la coordinación de
los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de la empresa. La comunicación
cruzada es muy común dentro de las organizaciones, ya que no siempre el flujo
de la información se dirige por las rutas normalmente establecidas en los
organigramas.
En la actualidad las organizaciones hacen
gran uso de la comunicación cruzada tanto oral como escrita, con la principal
finalidad de perfeccionar el flujo en dirección vertical de la información
dentro de las empresas.
También es importante recalcar que, debido
a que la información en la empresa no siempre sigue los flujos establecidos (en
cuanto a niveles jerárquicos se refiere), es necesario proteger dicha
información ante los problemas u obstáculos de la información bajo las
siguientes premisas:
El empleo de la comunicación debe
presentarse cuando las necesidades de la empresa así lo requieran.
Es indispensable que los empleados se
abstengan de exceder los límites de autoridad permitidos.
Los empleados deben mantener al tanto, en
cuanto a información se refiere, a sus jefes o mando superior de las tareas
cruzadas de alta importancia.
