CIRCULAR

Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

·         Movimiento interno de los jefes de la institución

·         Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.

·         Ascensos del personal que elabora en la empresa.

FUNCIÓN

Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.

Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

·         Cambios de horario.

·         Rotación de jefes.

·         Nombramiento de comisión reorganizadora.

·         Ascensos del personal.

·         Aplicación de encuesta.

·         Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

USOS

Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas  del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias  fotostáticas.

PARTES

1.    Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

2.    Fecha. Se escribe el día, mes y año.

3.    Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.

·         Señores

·         Jefes de Departamentos

·         Presente

4.    Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

5.    Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.

El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.

6.    Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

7.    Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

Guillermo Avilés.

GERENTE DE VENTAS

8.    Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

 REDACCIÓN DEL TEXTO

El texto de la circular comprende dos secciones:

1.    Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......".

 

2.    Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.